管理效率及其計量方法

管理效率及其計量方法

摘要  什麼是管理效率，管理效率究竟應如何計量，這在學術理論界是一個一直沒有受到重視的課題。本文作者從對管理實質問題的探討入手，認為管理效率就是單位時間內一個管理者所完成的資訊溝通量，並據此提出了相應的量化方法。

關鍵字  管理效率  管理實質  計量方法

1         引言

經濟的現代化有賴於管理的現代化，經濟的落後歸根結底是管理的落後。隨著我國經濟改革的不斷深入，“管理出效益”和“向管理要效益”可以說已經成了管理學界許多人的共識。這其中的道理是不難理解的，因為管理的首要任務，乃在於實現各種生產要素間的有機結合，而這種結合的狀況如何，就在客觀上決定了每一種生產要素的利用效率。如果各種生產要素的配合不當，要實現生產要素的高效運轉是根本不可能的。要實現生產要素使用的高效率，各種生產要素就必須合理配合，而這正是管理的任務所在。實際上，從宏觀上優化生產要素組合，實現資源的合理配置和高效運轉，也正是我們目前正在全面實施的經濟體制改革的實質性任務所在。

然而正如眾所周知，由於多方面的原因，我國管理的整體水準不高，總體上目前仍然屬於傳統管理，這主要的表現就是管理的效率不高，這在現實生活中的例子很多。比如，有人說在我國的一些地區，一個專案從動議到最後批下來，一般要經過200多個關口，蓋200多個戳子。這樣的管理效率又如何能夠適應經濟現代化的要求呢？實踐表明，管理的效率不高這已經成為障礙我國社會經濟發展的一個嚴重的制約因素。然而，究竟如何提高管理的效率，這就需要我們從管理效率的影響因素入手進行深入扎實的研究工作，這也就必然涉及到如何對管理效率進行評價的問題。毫無疑問，影響管理效率的因素很多，比如管理體制、文化傳統、生活習慣、價值觀念以及人們的行為方式等等，都會在一定的程度上影響到管理效率的高低。然而，如何對管理效率進行評價和定量分析，這在理論上至今仍然是一個沒有很好解決的問題。

在習慣上，人們通常把管理效率簡單地歸結為就是辦事效率，並使用下述簡單的公式來表達[1]：

毫無疑問，辦事效率是管理效率的一個重要方面，使用這一公式也可以在一定程度上說明辦事效率的狀況。然而在實踐應用中，這一公式的使用卻存在著許多的問題。第一，在管理上一個司空見慣的現象便是苦樂不均，一個單位或者一個人，在一定的時間內應辦的事件多少並不完全相同，有的多些有的少些。比如，有甲乙兩個職能科室，甲科室在一周內應辦的事項是8件，實際辦理的是6件；而乙科室在一周內應辦的事項只有2件，實際辦理的也是2件，難道我們能說乙科室比甲科室的辦事效率更高嗎？顯然不能。第二，管理中需要辦理的事項有大有小，有難有易。比如有一位管理者在一周之內處理了一件非常棘手久拖不決的事情，另有一位管理者在一周之內卻辦理了5件相對比較容易的事情，難道我們能說後者比前者的辦事效率更高嗎？顯然也不能。

那麼應該怎麼辦呢？無疑我們只能探討管理效率和辦事效率更科學的測量方法。這一問題長期以來沒有引起人們的更多關注，其原因在於，在大多數人們的心目中，管理效率或辦事效率就是辦事的速度，這是不言而喻的。其實不然，這裏涉及到的問題很多，這不僅是因為影響管理效率的因素多，而且更重要的是這裏的許多因素都很難得量化。因此，為了能夠全面準確地把握這一問題，我們必須首先解決一個首當其衝的問題，這便是關於管理活動的實質。

2          管理活動的實質

    我們已經知道，影響管理效率的因素很多，有管理體制、文化傳統、生活習慣、價值觀念以及人們的行為方式等等。因此。要對管理效率的量化指標做出比較準確的界定，就要求我們必須弄清楚管理活動的實質。這不僅僅是探討管理效率量化指標的需要，實際上，要提高管理效率，要從根本上改變我國管理效率不高的現狀，也要求我們必須從根本上弄清楚管理活動的實質。

究竟什麼是管理活動的實質？不同的管理學家必然會有不同的看法。但是，這並不妨礙我們去盡最大可能地認識事物的本來面目。對這一問題的正確認識，涉及到管理的任務、職能和目標。我們已經知道，管理的首要任務乃在於實現各種資源或生產要素的有機結合，沒有各種生產要素的有機結合，任何有用產品都不可能生產出來。這一點應該是不成問題的。關於管理的職能，不同的管理學家分歧很大。但無論如何，管理的決策職能、計畫職能、組織職能、協調職能以及控制職能，則是任何管理活動都不可沒有的。另外，有的管理學家還認為，領導、指揮、激勵也是管理非常重要的職能。近年來，還有不少的管理學家認為，服務也是管理的重要職能。再從管理的目標來看，對於不同領域的管理活動管理的具體目標雖然可能不完全相同，但是有一點是肯定的，那就是實現系統的有序運行，力爭獲得盡可能多的有用產出。將管理活動的任務、職能和目標結合起來思考，我們就不難得出結論，管理活動的實質就是資訊的溝通。這一點，我們可以從幾個方面得到論證。

首先我們知道，任何管理活動都是借助於一定的組織進行的，這是不言而喻的。從一個組織的構成要素來看，組織理論的創始人巴納得(C.I.Barnard 1886~1961)很早就曾經指出，任何一個組織都是由三個基本要素構成的，這就是共同的目標、協作的願望和資訊的溝通[2]。關於前兩個要素，也就正如毛澤東曾經說過，我們都是來自五湖四海，為了一個共同的革命目標走到一起來了。一切革命隊伍的人，都要互相關心，互相愛護，互相幫助。毛澤東的這段話，所說的實際上正是一個組織內部共同的目標和協作的願望。而資訊的溝通則是通過管理活動才得以實現的。不管是一個什麼樣的組織，這三個方面的要素都是不可或缺的，離開其中的任何一個，任何組織都會成為無序的混沌體，而不成其為有序的系統，尤其是資訊的溝通。我們都知道，自然界中有一個物理現象，叫做布朗運動，即分子的不規則運動。在一個以人為主體組成的系統即組織中，如果沒有資訊的溝通，其成員就很難瞭解組織的目標，從而也就很難為實現組織的目標而協作，因而組織也就很難得實現有序運行。很顯然，如果沒有資訊的溝通，任何一個組織中的成員都只能像無頭的蒼蠅一樣，系統的運轉只能是不規則的布朗運動。

    其次，從管理的方法來看，我們知道，管理的基本方法包括行政的方法、法律的方法、經濟的方法和教育的方法等等。從管理活動的實質來看，這些不同的管理方法其實都是在從不同的角度進行著資訊的溝通。行政的方法和法律的方法屬於權威性溝通，經濟的方法屬於利益性溝通，而教育的方法則屬於真理性溝通。因此，在管理中這些方法的有效性程度，實際也就取決於使用相應方法的管理內容的權威性或利益性或真理性程度。也就是說，行政方法和法律方法的有效性取決於管理內容的權威性，經濟方法的有效性取決於管理內容的利益性，而教育方法的有效性則取決於管理內容的真理性。這在管理實踐中是不難理解的。毫無疑問，使用的方法越是有效，管理的效率也就越高。很顯然，方法的有效性程度也就是資訊溝通的程度。所以，管理的效率實際也就歸結為資訊溝通的效率。

    再從管理活動的實踐來看，任何一個組織的有序程度，無疑都取決於該組織內部的全體成員為實現組織的目標默契協作的狀況和程度。而這種默契的程度又取決於其全體成員對於組織目標瞭解和認同的程度。其中，瞭解的程度必然與組織內部資訊溝通的狀況有關，換言之即與對組織目標的宣傳有關。而認同的程度，則與組織目標的權威性、利益性和真理性等狀況密切相關。換言之即，組織成員對組織目標認同的程度就取決於：（1）組織的目標與國家或地區的社會發展和經濟發展目標是否相一致；（2）組織目標的實現能否為組織成員帶來實實在在的利益；（3）組織目標內在的真理性程度如何等等。當然，對組織目標的瞭解並不等於就是資訊的溝通，資訊的溝通是雙向的，而不是單向的，所以只有對組織目標的認同即自覺地將組織目標作為自己行動的目標，才算實現了資訊的溝通。很顯然，通過各種有效的方式促使組織成員實現對組織目標的認同，這正是管理的職能。由此看來，管理活動的實質顯然不是別的，正是資訊的溝通。因此管理的效率，最終也就歸結為資訊溝通的效率。

再次，從管理活動的具體管理物件來看，雖然管理的物件包括了人、財、物、時間和空間等各種不同要素，但是在這裏最活躍的因素是人，而不是別的。對於人的管理效率何，直接決定著其他要素的管理效率。在對人的管理中，管理的效率如何，直接地取決於管理者與管理物件之間的相互溝通，或者說是人際關係的改善，這是不言而喻的。而人際關係的溝通，無疑是屬於資訊溝通的範疇。

最後，再從管理活動的起源來看，在原始社會在當人們單槍匹馬地從事狩獵活動的時候，根本不需要管理。而隨著集體勞動的出現，人們為了進行相互的溝通和協調，才逐漸地出現了管理。正如馬克思所說，一個單獨的小提琴手是自己指揮自己，而是一個樂隊就需要有一個指揮，以便協調大家的行動。顯然，管理在這裏所發揮的作用主要地也是資訊溝通。

3          管理效率的量化指標界定

在這裏，主要地需要解決好四個相關問題。

第一，是資訊溝通的內容，即怎樣才算實現了資訊的溝通。在這裏，首先需要肯定的是資訊溝通必然地涉及到兩個方面，它總是發生在管理者和被管理者兩者之間。另根據有關研究[3]， 資訊的溝通一般可分為三種情況：一是需要的滿足，二是態度的改變，三是挫折的調適。需要說明的是，這裏所說的需要的滿足是管理學意義上的，而不是經濟學意義上的，也就是說，一個消費者使用屬於自己的貨幣購買商品以滿足自身的需要不具備資訊溝通的特點，不屬於資訊溝通的範圍；此外，一個人通過學習和自省所實現的態度轉變和挫折調適也不屬於資訊溝通的範圍，因為，在這裏不存在進行溝通的兩個方面，而資訊溝通總是發生在溝通者和被溝通者兩者之間。也就是說，資訊的溝通實質就是在解決問題。

第二，什麼是管理效率，或者說管理效率究竟應如何定義。根據管理活動的實質，如果說管理活動的實質是資訊溝通，那麼毫無疑問，管理效率就應該是單位時間內完成的資訊溝通量。按照資訊溝通的內容，實際上管理效率也可以定義為單位時間內解決問題的多少。因為，不管是滿足管理物件的需要，還是促使管理物件轉變態度，或者是幫助管理物件進行挫折調適，實際上都是管理者在解決問題。在管理學中，美國管理學家馬斯洛曾經將人的需要分為五個等級， 這些需要都是需要通過管理者的管理活動才可以滿足要求的。而管理者幫助被管理者轉變態度和進行挫折調適，事實上就是管理者在直接地解決問題。

第三，是管理效率應如何衡量。我們已經知道，管理效率其實質就是單位時間解決問題的多少，而一個問題的解決總會有各種不同的方案，方案越多問題的解決也就越複雜，就越是需要投入更多的時間和精力。按照這樣一個思路，我們就可以初步設想將管理效率的計量公式定義為：

                                                  （1）

在這裏，n表示單位時間內解決問題的多少，而N_i則表示所解決的第i個問題所包含的可能的方案數目，Me即為管理效率Management efficiency，其單位為 bit（比特）即一個二進位數字位（binary digit）。

該公式的提出源於信息量的計量公式：

                                                          （2）

這一公式說明，一則資訊其信息量I的大小，是由它所包含的不確定性數目N決定的，其所包含的不確定性越多，其信息量也就越大,對資訊的處理也就越複雜。計算信息量的另一個完全等價的公式是

                                                (3)

這一公式說明，一則資訊信息量的大小，是由它所包含的不確定性數目N和每一種不確定性出現的概率的大小確定的，而這兩者很顯然是成反比例的，即資訊內容所包含的不確定性狀態越多，每一種狀態發生的概率就越小，相應地其信息量也就越大。這一點與管理過程中資訊溝通的情況及其類似。解決一個問題，其可能的方案數越多，每一個方案實現的可能性就越小，相應地工作的難度也就越大，同時也就越是需要高效率的工作。這一點我們可以舉例予以說明。

[例]有甲乙兩個職能科室，一周之內應完成的任務事項均為6項，實際完成的情況是甲科室完成了5項，乙科室完成了4項，每一項的可能方案數目如下表，試分析其工

作效率情況。

不難算出，甲科室的工作效率 Me1=9 bit，乙科室的工作效率 Me2=12 bit。很顯然，由於乙科室的工作難度大，儘管其所完成的事項數目少，但其工作效率比甲科室要高的多。

第四，是投入產出應如何反映。任何管理活動總是需要投入一定的人力和物力，這是投入。在管理活動中，最重要的投入是人力，也就是投入管理者的多少。管理活動的直接產出就是問題的解決，或者說就是資訊的溝通。我們研究管理效率，目的就是要提高效率，因此，在這裏我們不能不考慮投入和產出問題。如果把投入也考慮進來，那麼管理效率就可以定義為，在單位時間內一個管理者所完成的資訊溝通量，可用公式定義如下：

                                                      （4）

    在這裏，w表示管理者人數的多少。在引入變數w以後，Me的單位就變為 bitpp，即 bit per person，也就是每人完成的資訊溝通量。

我們仍然使用上述的例子來進行分析，現假定甲科室共有工作人員4人，乙科室共有工作人員6人，容易算出，甲科室的管理效率 Me1=2.25 bitpp，乙科室的管理效率Me2=2 bitpp，很顯然，仍然是甲科室的管理效率高於乙科室。

值得指出的是，或許有人會認為，物質產出也應該作為管理活動的產出。這種說法粗一想似乎有一定的道理，其實不然。因為，雖然管理的效果如何，常常會通過勞動者的積極性得到反映，但是，物質產出的多少並不僅僅取決於勞動者的積極性，這其中還有勞動者的物質裝備程度，資本的有機構成，以及勞動者的技術水準等等。所以，把物質產出的多少作為管理活動的產出顯然是有問題的。管理活動的產出就是資訊的溝通，也就是問題的解決。